Universiteit zet in op tweedehands meubelen

Binnen de universiteit zijn veel verhuisacties. Zo werd vorig jaar het Bestuursgebouw opnieuw ingericht. Voor een groot deel zijn daar nieuwe bureaus, stoelen en zitjes neergezet die passen bij het nieuwe werken waarbij personeel geen vaste arbeidsplek heeft. “Wij konden in het Bestuursgebouw wel een deel van het meubilair hergebruiken, maar voor het project met de nieuwe aanbestedingsregels kwam deze verhuisoperatie te vroeg”, zegt contract- en leveranciermanager Evelyn Maurer. “Veel van de overgebleven spullen uit het Bestuursgebouw zijn ofwel hergebruikt ofwel verhuisd naar een UU-opslagcentrum. Dat materiaal kunnen we dus nog gebruiken.”

De nieuwe aanbestedingsregels zijn 1 februari ingegaan. Dat kon omdat het contract met de huidige partner voor de aankoop van meubilair afliep. De nieuwe regels houden in dat wanneer meubilair nodig is, eerst in het eigen opslagcentrum wordt gekeken. “Het materiaal dat daar is opgeslagen, voldoet aan alle huidige eisen voor een goede werk- of studieplek,” zegt Maurer. Dit nieuwe beleid is niet alleen duurzamer, maar kan de universiteit op den duur ook geld besparen. “Als je eigen materiaal kunt gebruiken, hoef je dat geld niet uit te geven.” . Naast kantoormeubilair zal binnen dit contract ook gekeken worden naar de inrichting van het losse meubilair voor kleinschalig onderwijs.

Beter dan marktplaats
Een faculteit of instituut is vanaf nu dus verplicht om eerst te kijken in de opslagruimte van de UU. Wanneer daar niet het juiste meubilair aanwezig is of als  de eisen van een faculteit of instituut te specifiek zijn, bijvoorbeeld omdat de kleur niet past bij het gebouw, mag verder worden gekeken. In dat geval zijn er contacten met drie bedrijven die gespecialiseerd zijn in het verkopen van hergebruikt kantoormeubilair. Maurer: “We leggen de vraag voor aan de drie bedrijven met wie wij een contract hebben en kijken wie het beste aanbod heeft. Mocht dat ook niets opleveren, dan kijken we pas bij een bedrijf dat nieuwe meubels verkoopt. Maar ook dan moeten de meubels aan bepaalde eisen voldoen. Zo moeten ze demontabel zijn en zo ontworpen dat ze maar een kleine impact op het milieu hebben.”

Strenge arbo-eisen
Nu zijn de Arbo-eisen voor kantoorinrichting de laatste jaren behoorlijk strenger geworden. Stoelen moeten de rug ondersteunen, bureaus moeten eenvoudig in hoogte verstelbaar zijn. Daarnaast wordt er steeds meer op een nieuwe manier gewerkt waarbij werknemers geen vaste werkplek hebben. Er zijn dan ook extra zitjes om te overleggen en modern ingerichte vergaderkamers. Botst dat niet met het uitgangspunt om alles tweedehands in te kopen? Maurer denkt van niet. “De kwaliteit blijft op één staan en de tweedehands meubelen moeten voldoen aan de wettelijke richtlijnen. In de praktijk is het aanbod heel gevarieerd, zo bleek tijdens de aanbesteding. Het is niet zo dat we marktplaats afstruinen voor goedkope spullen.”

Binnenkort staan er grote projecten op stapel, zoals de herinrichting van Achter St. Pieter en het Hans Freudenthal Gebouw. Dat zullen projecten zijn waarbij met deze nieuwe regels gewerkt wordt.