Nieuwe bestuursdienst UU gaat in januari van start

De organisatiewijziging is onderdeel van het plan van het College van Bestuur (inloggen met Solis-ID) om de faculteiten en diensten directer aan te sturen. Door de “kortere lijnen” zoals het universiteitsbestuur het noemt, wordt de organisatie slagvaardiger. Het universiteitsbestuur hoopt zo sneller te zien waar zich op de werkvloer problemen voordoen bij het uitvoeren van de strategische plannen en kan dan meteen bijsturen. Dit, zo is het idee, zonder daarmee de werkdruk te verhogen.

Concreet houdt de wijziging in dat de functie van Algemeen Directeur komt te vervallen en plaats maakt voor een Secretaris van de Universiteit. Deze functionaris krijgt onder meer de taak de uitvoering van het Strategisch Plan van de UU te monitoren en eventueel bij te sturen. Deze functionaris wordt de eerste adviseur van het College van Bestuur maar heeft niet de leiding over de UBD als geheel zoals de Algemeen Directeur die had. De directeuren van de UBD gaan direct aangestuurd worden door het College van Bestuur.  

Plan na plan
De Dienstraad, die zich door het eerste plan overvallen voelde, is van meet af aan sceptisch geweest over de noodzaak van de organisatiewijziging. Vanwege de kritiek van de Dienstraad is het sinds april enkele keren aangepast.

In het eerste plan zou de UBD nog worden opgeheven. In de plannen daarna zou de UBD als organisatie-eenheid blijven bestaan maar bleef er veel onduidelijk over de aansturing van de directies en de wijze waarop de medezeggenschap georganiseerd zou worden. Ook werd de vraag waarom de organisatiewijziging nodig is, niet naar tevredenheid van de Dienstraad beantwoord.

Versie 4.0 (inloggen met Solis-ID) werd begin november gepresenteerd aan de Dienstraad. In dit plan wordt beter uitgelegd waarom het College van Bestuur een organisatiewijziging nodig vindt. Ook wordt dit in context gezet met andere organisatorische veranderingen elders in de universiteit om zo slagvaardiger te kunnen besturen.

Volgens het CvB kunnen in de nieuwe structuur de voortgang van de ambities uit het Strategisch Plan beter en strakker in de gaten gehouden worden zonder de werkdruk te verhogen. Nu worden veel projecten bijvoorbeeld gelijktijdig gestart, concludeert het universiteitsbestuur, wat tot gevolg kan hebben dat projecten niet of te laat worden afgerond. Tijdens de coronapandemie, schrijft het CvB, heeft de organisatie bewezen heel slagvaardig te kunnen zijn.

Drie wensen
De Dienstraad (DR) vindt dat de noodzaak voor de veranderingen nog steeds is niet aangetoond, toch krijgt het CvB nu het voordeel van de twijfel en adviseert positief. Aan dit positieve advies hangen wel enkele extra wensen.

Zo wil de Dienstraad graag dat er een bureau bedrijfsvoering met aan het hoofd een coördinator komt die gaat over het reilen en zeilen in het Bestuursgebouw wat betreft huisvesting, IT, personeelszaken en bijvoorbeeld UBD brede financiën.

Ook wil de Dienstraad dat er bij haar vergaderingen altijd een collegelid aanwezig is, omdat het CvB de directeuren aanstuurt en het overzicht heeft van wat er op de werkvloer gebeurt.

Als laatste wenst de Dienstraad een regelmatige evaluatie onder meer over het functioneren van de organisatie en het effect van de organisatieaanpassing op het werkplezier en werkdruk.

Eén wens vervuld
Het College van Bestuur heeft alleen de derde wens ingewilligd. De eerste evaluatie wordt in het eerste kwartaal van 2024 verwacht. Om de werkdruk en welzijn van de medewerkers te meten wordt een nulmeting samengesteld uit reeds beschikbare gegevens uit eerdere onderzoeken uit 2021.

Een Bureau Bedrijfsvoering is volgens de drie collegeleden niet nodig omdat alle directeuren van de UBD de bedrijfsvoering gezamenlijk oppakken. Het trio heeft minimaal één keer per maand een overleg met alle directeuren.

Ook zal niet altijd een collegelid aanwezig kunnen zijn bij de vergaderingen van de medezeggenschap, maar zal één van hen er wel bij zijn als belangrijke beslissingen genomen moeten worden. De vaste gesprekspartner van de Dienstraad wordt de directeur HR.

Fors verloop medewerkers
De organisatiewijziging moest formeel ook langs de Universiteitsraad die op 5 december instemde met het zogeheten Bestuurs- en Beheersreglement (inloggen met Solis-ID) waarin wordt beschreven hoe de UBD wordt georganiseerd. De enige grote wijziging was dat de positie van Algemeen Directeur was geschrapt.

Toch zijn ook de U-raadsleden niet overtuigd van de noodzaak van de organisatieaanpassing. Zij hadden – net als de Dienstraad in eerdere instantie – graag gezien dat ook andere oplossingen onderzocht zouden worden om tot een slagvaardiger bestuur te komen. Ook op het hele proces was kritiek. Zo had er eerder overlegd moet worden met de Dienstraad in plaats van de medezeggenschap te overvallen met een kant-en-klaar plan en heeft het hele proces te lang geduurd. Het proces zorgde bovendien voor veel onrust op de werkvloer wat volgens de U-raad zorgde voor een “fors verloop van medewerkers bij de UBD waardoor de werkdruk is toegenomen.”

Start
De nieuwe organisatie gaat van start in januari. De universiteit gaat nu zo snel mogelijk op zoek naar een Secretaris van de Universiteit